다사다난했던 2014년이 가고 2015년이 시작됩니다.  

새해가 시작되기가 무섭게 우편물과 영수증, 초대장, 청구서 등 각종 서류들이 쏟아질텐데요.

눈 깜짝할 사이에 불어나는 서류들을 그때 그때 정리하지 않고 방치했다간 서류더미에 파묻히기 일쑤입니다.

새해를 맞이하며 책상 서랍 속 차곡차곡 쌓아둔 때묶은 서류들과 영수증을 정리해보세요!

실속 있는 2015년을 위한, 각종 서류에 대처하는 우리의 자세.


 


STEP1 서류 모으기
평소 자주 보지 않더라도 중요한 상황에 필요한 경우가 많은 서류들은 중요도에 따라 분류해 긴급시 바로 찾을 수 있도록 정리하는 것이 기본. 이미 나만의 서류 정리 시스템을 가지고 있다면 서류철을 모두 꺼내 훑어보면서 쓸모없거나 기한이 만료된 서류는 모두 버리자. 개인 정보와 금융 정보가 담긴 서류는 반드시 파쇄해 버릴 것. 아직 서류 정리 시스템이 없다면 일단 모든 서류를 한데 모아보자. 방마다 돌아다니며 깊숙이 감추어둔 서류도 모두 꺼내야 한다. 사실 우리가 집 안 어딘가에 보관하고 있는 서류의 80%는 두 번 다시 들춰볼 일이 없는 것들, 다시 말해 버려도 되는 서류다. 복사본이 있거나 인터넷에서 쉽게 찾아볼 수 있는 정보 역시 미련을 갖지 말고 버리자.

STEP2 서류 정리 시스템 만들기
이제 서류 정리 시스템을 만들 차례. 서류가 많다면 캐비닛을 활용해도 되지만 작은 서류 보관함을 활용하면 책상 밑이나 수납장 안에 넣어 감춰두거나 가지고 다니면서 정리할 수 있어 편리하다. 서류를 넣은 파일은 기준을 정해 제목이 한눈에 들어오도록 일렬로 수납하고 종류에 따라 파일 색깔을 다르게 정리하면 구분하기도 쉽다. 분류 기준은 은행계좌 명세서, 신용카드 명세서, 급여 명세서, 학교 관련 서류(자녀 수에 맞춰), 주택과 자동차보험 관련 서류, 건강보험 관련 서류, 세금 관련 서류 정도로 나누어 파일을 만들자. 분류 기준이 지나치게 세밀해 파일 하나에 서류 한두 장만 포함된다거나 해당되는 파일이 없어서 분류하지 못하는 일은 없어야 한다.

STEP3 서류 파일 정리하기
드디어 서류를 파일에 정리할 차례. 앞 단계를 거치며 살아 남은 서류를 모두 분류해 파일에 넣는다. 정리 작업이 끝나면 파일 목록을 정리해 전체 목록을 만들자. 이렇게 하면 나중에 필요한 서류를 찾아볼 때 시간이 절약된다. 주소와 명함은 한 군데 통합해 정리한다. 명함 정리기를 이용해도 좋고 컴퓨터 하드 디스크나 비닐 속지가 달린 바인더에 보관하는 것도 좋다. 주소와 연락처를 수첩에 따로 기록한다면 연필로 써야 나중에 수정하기가 쉽다.

영수증

신용카드 영수증을 일일이 모아서 정리하기란 쉽지 않다. 그렇다고 무작정 지갑에만 넣어두면 영수증만 가득한 뚱보 지갑이 되기 쉽다. 영수증을 깔끔하게 보관하는 제일 좋은 방법은 계획을 세워서 정해진 장소에 보관하는 것. 일주일 단위로 영수증을 정리하는 습관을 들여보자. 매주 일정한 요일이 되면 지갑이나 가방에 들어 있는 영수증을 모두 꺼낸다. 체크카드 영수증은 가계부에 금액을 기재한 후 버리거나 파일에 넣고, 정산이나 환불이 필요한 경우에는 다이어리나 플래너의 할 일 목록에 추가한다. 정리하는 데 드는 시간은 15분이면 충분하다. 일주일에 15분만 투자하면 나주에 영수증이 필요할 때 금방 찾을 수 있고 환불이나 반품 날짜를 놓칠 일도 없다. 가방 안에 영수증용 작은 파우치를 넣어 다니는 것도 좋다. 파우치 크기는 영수증을 한 번 접으면 들어갈 정도가 적당하다.

영수증 정리 How to
(1) 우선 흐트러진 영수증을 모두 모아 종류와 용도에 따라 분류한다. 체크카드 영수증과 현금인출기 영수증, 신용카드 영수증, 현금 영수증, 소득공제에 필요한 영수증, 업무 관련 영수증과 나중에 정산 혹은 환불받을 영수증을 분류하고 상품 교환증, 가전제품이나 가구, 기계 등과 같이 금액이 많은 영수증도 따로 분류한다.
(2) 체크카드 영수증과 현금인출기 영수증은 가계부에 정리한다.
(3) 소득공제에 필요한 영수증은 1년치를 세금 관련 서류철에 넣어 보관한다.
(4) 업무 관련 영수증은 따로 모아 회사 경비 보고서에 올린다.
(5) 환불받을 영수증은 다이어리나 플래너에 끼워두고 ‘할 일 목록’에 환불 일정을 추가한다. 환불과 정산은 대개 기한이 정해져 있으니 염두에 둘 것!
(6) 선물을 살 때는 상품 교환증이나 영수증을 꼭 챙기자. 받은 선물을 반품 혹은 교환하고 싶은 경우에는 교환증이나 영수증을 선물과 함께 두고 역시 할 일 목록에 교환 일정을 추가하자. 이 역시 상점별로 반품 혹은 교환 기한이 정해져 있기 때문에 꾸물거리다간 낭패를 보기 쉽다.
(7) 나머지 영수증은 아코디언 모양 파일에 정리하고 항목별 혹은 월별로 라벨을 붙여 보관하자. 예를 들어 금액이 많은 영수증, 신용카드 영수증, 소득공제에 필요한 영수증, 환불 예정인 영수증 등으로 분류할 수 있다.

청구서

우선 나에게 맞는 청구서 처리 방식을 선택한다. 인터넷을 이용한 청구서 확인과 납부가 점점 많아지는 추세지만 인터넷 이용이 익숙지 않다면 다달이 우편으로 지로를 받아보고 직접 지급하는 것이 좋다. 인터넷 뱅킹이 불편하지 않다면 각종 요금을 인터넷 납부로 전환하자. 자동이체나 인터넷 지로(www.giro.or.kr) 납부는 직접 은행에 가야 하는 수고를 덜어줄 뿐 아니라 종이 청구서가 쌓이는 것을 방지한다. 신용카드 명세서 역시 이메일로 받아보는 것이 좋다. 매달 각종 요금을 지급하고 계좌를 확인할 날짜를 정해서 달력에 표시해두고 요금을 모두 납부한 청구서에는 ‘납부 완료’라고 쓰거나 도장을 찍어서 월말까지 바구니나 폴더에 보관한다. 조금 더 자세히 기록하고 싶다면 지급 계좌번호를 써넣거나 ‘온라인’이라고 표시하는 것도 좋다. 월말이 되면 모든 청구서에 펀치로 구멍을 뚫어 바인더에 철을 하거나 스크랩 파일에 나눠 정리해보자. 전기료, 전화요금, 자동차세, 주택담보대출 등 종류별로 철하고 사이사이에 바인더용 인덱스를 끼우면 청구서가 일목요연하게 정리되어 찾아보기 쉽다.

청구서 정리 How to
(1)
커다란 서류봉투에 청구서와 청구서용 작은 달력을 함께 넣는다. 청구서가 우편으로 도착할 때마다 서류봉투에 넣고 달력에 납부기한을 표시한다. 지급한 요금은 달력에서 지우고 수시로 납부기한을 확인한다.
(2) 청구서가 적으면 처리하는 시간도 줄어든다. 통합할 수 있는 청구서는 최대한 합치고 되도록이면 인터넷 지로를 이용하자.
(3) 현금인출기 영수증은 굳이 필요하지 않으면 하루를 넘기지 말고 버리는 것이 좋다. 필요하다면 세금 내역과 함께 보관하자. 신용카드 명세서는 사용 내용이 정확한지 확인하고 지출액을 기록한 다음 최근 6개월 정도 것만 남기고 버린다. 보험증서와 청구서 역시 최근 것만 보관하고 의료비 영수증은 3년 내의 것만 보관한다. 펀드 운용보고서와 사회보장 명세서는 연례 보고서만 보관하는 것이 좋다. 주택담보대출 관련 서류는 부동산을 소유하고 있는 한 계속 보관해야 한다. 이전에 소유했던 부동산의 매매증서도 버리지 말고 파일에 보관하자. 세금 관련 서류는 5년 분량을 파일에 보관한다.


우편물

우편물을 손에 들고 어디에 둘지 몰라서 집 안을 서성인 경험, 한 번쯤은 있을 것이다. 우편물은 모든 불필요한 서류 중에서도 가장 나중에까지 사라지지 않는 품목이다. 때문에 장기적으로 활용 가능한 우편물 정리 시스템을 마련할 필요가 있다. 우편물 정리의 기본 원칙은 최근에 받은 우편물을 분류해 필요 없는 것은 그 자리에서 버리는 것이다. 카탈로그나 잡지는 최신호만 남기고 버리는 것이 좋다. 메일링 리스트를 확인하고 원하지 않는 리스트는 과감하게 탈퇴 버튼을 누르자.

우편물 정리 How to
(1)
우편함은 그날그날 열어보고 불필요한 광고 우편은 즉석에서 버리자. 신용카드 명세서와 공과금 청구서에 딸려오는 전단과 광고도 모두 버리고 나에게 필요한 것, 즉 명세서와 반송용 봉투만 남겨두자.
(2) 결혼식이나 행사 초대장을 받으면 중요한 사항(일시 및 장소)만 달력에 옮겨 쓰고 바로 버리자. 약도를 보관해야 할 경우에는 클립으로 달력에 끼워두거나 냉장고에 붙여두자.
(3) 식구 수대로 우편물 바구니를 마련해 우편물을 담아두고 각자 알아서 확인하게 하자.
(4) 주소와 이름이 드러난 우편물 봉투를 비롯해 개인 정보가 포함된 우편물은 반드시 파쇄해서 버리자. 종이 우편물은 재활용이 가능한 품목이기 때문에 그대로 버렸다간 외부에 노출될 위험이 있다.